Planificar libres y turnos

En vez de repartir los libres y poner los turnos uno a uno, puedes pedir a Vitta que planifique una o varias semanas. El plan se pinta en el cuadrante para que lo revises: quitas lo que no te convenga y guardas el resto. Hasta que lo apliques, solo lo ves tú.

El plan propone también quién anima cada sesión de los programas activos (las 8 primeras semanas, desde hoy), de forma que cada persona recibe sus turnos y sus actividades de una vez.

Cómo se pide

1. Entra en Turnos.
2. Pulsa Planificar.
3. Elige desde qué semana y cuántas semanas (de 1 a 12).
4. Pulsa Planificar.

Hace falta haber creado antes los turnos en Turnos del hotel: sin ellos, el botón sale desactivado. Se planifica de la semana en curso en adelante; de la semana en curso, los días que ya han pasado no se tocan.

Qué tiene en cuenta

• Lo que hace falta. La gente necesaria cada día y a cada hora sale de las actividades de tus programas, como en Necesidades del equipo.
• Lo que ya está puesto. Ausencias, libres marcados, el patrón y los turnos que ya hay se respetan tal cual, salvo un turno que choca con una regla de la persona que nunca se incumple: ese se quita (ver más abajo).
• El cupo de libres. Cada persona libra su cupo de la semana, en los días en que menos falta hace. Si el hotel lo prefiere, los libres van seguidos.
• El día libre común, si el hotel tiene uno.
• Las reglas de descanso y horas: el descanso entre jornadas, el descanso semanal y el tope de horas de cada persona. El plan nunca las incumple.
• Los turnos fijos de cada persona.
• Las reglas de cada persona que apuntas en Reglas del equipo: lo que no puede hacer nunca se incumple, tampoco con lo que ya estaba puesto; lo que prefiere se intenta.
• El horario de cada turno en cada fecha: un turno sin horario ese día no se usa.

Las reglas del hotel se cambian en Configuración.

Planificar no pone turnos ni libres fuera del contrato de cada persona, y en una semana con inicio o fin de contrato reparte el cupo de libres solo entre los días contratados. Si cambias un contrato después de calcular el plan, al aplicarlo te pedirá recalcularlo.

Los animadores del plan

• Hasta dónde llega. Sale en las 8 primeras semanas del plan, desde hoy: de hoy entran las sesiones que aún no han empezado cuando planificas. Si planificas más semanas, los animadores de las demás se proponen al volver a planificar. Entran las sesiones de los programas activos (menos «Actividades sueltas») que no han empezado, no tienen participación registrada y no están canceladas.
• Lo que empieza entre medias. Que empiece una sesión después de planificar no hace caducar el plan: al aplicarlo o publicarlo, esa sesión se salta y conserva su gente, y no cuenta entre las sesiones que cambian. Si publicas otro día, cuando ya han pasado días del plan, Vitta vuelve a calcular los animadores de lo que queda de esa semana y, si cambia algo, te lo enseña antes de publicar.
• Nadie fuera de su turno. Nadie va a una sesión fuera de su turno del plan ni en su libre. Las sesiones de «Todo el equipo» no se asignan desde el plan, pero ocupan a quien tiene turno a esa hora y no tiene ya otra actividad asignada a la vez.
• Qué se conserva. Se conserva lo asignado y se cubre lo que no tiene a nadie. Una sesión que vaciaste a mano se queda vacía. Lo retocado a mano y lo movido se respeta: conserva a su gente y solo se cambia a quien ya no puede.
• Permiso. Hace falta poder reasignar animadores en las sesiones. Sin ese permiso, el plan sale sin animadores y lo dice.
• Ver animadores enseña, por programa, actividad y día, quién entra y quién sale y por qué. Es solo de lectura: si no te convence una sesión, retócala a mano antes de publicar.

Revisar el plan

Encima del cuadrante sale el resultado del plan. Arriba, la cabecera de cifras: cuánto cubre, cuántos turnos y libres se guardarían (y cuántos turnos se quitan) y tres contadores que llevan cada uno a su bloque:

• Por resolver (en rojo): lo que el plan no llega a cubrir. Las franjas sin cubrir de todas las semanas del plan, las sesiones con gente de menos o sin animador, los días en que alguien se queda sin turno ni libre, los libres que no caben, los turnos fijos que no se ponen y quien pasa de su tope.
• A revisar (en ámbar): el plan llega, pero conviene mirarlo. Los turnos que se quitan por una regla, los choques con una regla, los «siempre» que no se cumplen, los turnos ya puestos o fijos que no respetan el descanso o el tope, quien se aleja del reparto, las sesiones sin especialista y el poco histórico.
• Oportunidades (en verde): los días con gente de sobra que se puede aprovechar, y la gente de sobra cada semana que ve Necesidades del equipo (para preparación, apoyo o un libre extra).

Cada fila dice qué pasa, cuándo y cuánto, y por qué, con un acceso a su contexto: Ver en el cuadrante (lleva a ese día, resaltado), Ver su semana, Ver animadores, Ver en Necesidades o Ver turnos del hotel. Nada de eso cierra el plan.

Lo repetido va junto: la misma franja varios días, las sesiones de una actividad a la misma hora o lo de una persona por la misma causa. Una sesión que se queda corta dentro de una franja sin cubrir va con esa franja, porque es el mismo problema. Cada cosa sale en un solo sitio. Cada nivel enseña cinco filas y Ver N más enseña el resto; un nivel sin nada no sale y, si no queda nada por resolver, sale Todo cubierto en verde.

En A revisar, Marcar como revisado deja la fila en verde mientras ves el plan, con Deshacer; en Oportunidades, Ahora no hace lo mismo. Los contadores se actualizan. Se mantiene aunque cambies de pestaña o aceptes una solución; no se guarda: al volver a planificar, sale de nuevo.

Al final, plegados, el Resumen de la IA y el Detalle del plan: el reparto de horas y de fines de semana libres, los animadores, cuántas reglas se han aplicado, lo que ya aceptaste (horas de más, libres extra), los libres que ya pasaban del cupo, el histórico y lo que dice Necesidades del equipo de ese periodo.

El reparto mide las horas de cada persona sobre lo que puede trabajar cada semana: los días de vacaciones, baja o permiso y los que una regla deja No disponible el día entero no cuentan, y su tope de esa semana baja en la misma proporción. Una semana que no puede trabajar ningún día no entra en su reparto, y quien no puede trabajar ninguna semana del plan no sale en él. Con esos días, su fila de Reparto dice «de lo que puede trabajar» en vez de «de su tope», y el detalle, «de lo que puede trabajar cada persona».

Aplicar no se bloquea: si queda algo por resolver, una nota junto al botón lo dice («Quedan 3 cosas por resolver. Puedes aplicar el plan igualmente y resolverlas después volviendo a Planificar.»).

Desde la línea de comandos, vitta shifts plan imprime los avisos por los mismos niveles, cada uno con su solución recomendada y el comando para aceptarla.

En el cuadrante, lo que trae el plan va con borde discontinuo y la marca «plan». La fila Sin cubrir dice qué franjas de cada día quedan cortas y por qué. Con las flechas pasas de una semana del plan a otra.

Las horas bajo cada nombre y el aviso de quien pasa de su tope son, mientras revisas el plan, las de sus turnos de esa semana según el plan, sin lo que desmarques. Es lo que el plan mide contra el tope, aunque tu hotel cuente las horas de las actividades. Al aplicarlo, el cuadrante vuelve a contar como lo tengas configurado. Si cuentas horas de turno, la cifra de horas en actividades no sale mientras revisas el plan y vuelve al aplicarlo.

Una celda con No disponible es un día que una de sus reglas deja sin turno.

La regla gana a lo que ya estaba. Si una persona tiene un turno ya puesto, o su turno fijo, un día en que una de sus reglas no lo permite («No disponible» ese día o a esa hora, o «Nunca este turno»), el plan se lo quita y planifica ese día como cualquier otro: un libre, otro turno que no choque o nada, si no cabe. Vale también en las semanas que ya están publicadas. Lo dice en sus avisos («Alex: se le quita el turno M del 3 nov por «No disponible…»») y en la celda, con Se quita M. Los días que ya han pasado no se tocan, y del turno fijo solo se quita esa fecha: el patrón sigue igual.

Nadie se queda un día de trabajo sin turno ni libre si se puede evitar: cuando el descanso con los turnos de los días de al lado no deja ponerle ninguno, el plan le cambia esos turnos, sin dejar a nadie sin cubrir ni tocar sus libres. Si aun así no le cabe ninguno, lo dice en sus avisos.

Puedes quitar:

• una persona, desmarcando su nombre (en todas las semanas del plan);
• un día, desmarcando su cabecera;
• una semana, desmarcando Incluir esta semana;
• una celda, desmarcando su casilla.

El resumen de la IA

Si el plan de tu hotel incluye la IA del planificador, al terminar de planificar, o al abrir un plan que aún no lo tiene, se redacta solo un Resumen (plegado al final del resultado, en Resumen de la IA): unas pocas frases con lo que más importa (cuánto cubre, dónde falta gente y por qué, quién se aleja de la media, qué reglas no se cumplen) y Por dónde empezaría: hasta cinco soluciones del plan, en el orden en que la IA las aplicaría, cada una con su porqué. Ver abre esa solución con su antes y después.

• Se redacta en segundo plano, una vez por plan, sin alargar el cálculo. Mientras sale «Redactando el resumen…» y puedes usar el plan. Si aceptas una solución, el plan nuevo trae su propio resumen.
• Es una sugerencia: las cifras del panel y las soluciones son las de Vitta, y las aplica quien planifica. Revísalo antes de aplicar. La marca Recomendada del motor sigue en cada fila y en el diálogo de soluciones.
• La IA no ve nombres: recibe el plan en cifras, con las personas como etiquetas, y Vitta pone los nombres al enseñarlo.
• Si no se puede redactar, sale Reintentar. Si el plan de tu hotel no incluye esta opción, el resumen no aparece y el plan funciona igual.
• Desde la línea de comandos, vitta shifts plan lo imprime al terminar (--no-summary lo omite) y vitta shifts plan summary <id> lo pide para un plan ya creado.

Soluciones del plan

Cuando el plan no llega a todo, o cuando sobra gente, Vitta propone soluciones que se aceptan con un clic. La mejor que encuentra va en la propia fila, marcada como Recomendada, con su impacto: cómo quedan la cobertura y las franjas sin cubrir, las horas de quien cambia y si sale algún aviso nuevo.

• Aplicar la acepta.
• Ver antes y después enseña, sin guardar nada, la cobertura, las franjas sin cubrir y las horas de las personas que cambian.
• Otras N opciones despliega las demás, cada una con su Aplicar.

Aplicar una solución deja el plan nuevo en lugar del anterior, la fila queda en verde y los contadores se actualizan; nada llega al equipo hasta que aplicas el plan. Mientras se aplica una, Aplicar y Descartar del plan esperan. En una fila que junta varios días, la recomendada es la de uno de ellos (lo dice: «para el lun 2 nov»); Otros días con solución despliega la de cada uno de los demás días, con su Aplicar. Al aplicar una, la fila se recalcula. Hoy hay soluciones para las franjas sin cubrir y para la gente de sobra; el resto de filas llevan su contexto para resolverlo a mano.

En el cuadrante también: debajo de cada franja sin cubrir, Soluciones abre las de ese hueco, y en la fila De sobra, Aprovechar refuerzos abre las de ese día.

Las soluciones salen en este orden:

• Mover la sesión: la misma sesión, el mismo día, a la hora más cercana en que sobra gente para todo su equipo, dentro del horario de actividades de ese día.
• Bajar la gente de la sesión: la sesión pide menos personas; lo que falta, y nunca menos de una.
• Horas de más para una persona: alguien que podría cubrir la franja y a quien solo se lo impide su tope de horas de la semana. Aceptarla amplía su tope esa semana. Es una regla que rompes tú: Vitta lo deja anotado en los avisos del plan.
• Cancelar la sesión: se cancela por falta de personal.
• Reforzar una sesión: cuando sobra gente, una persona más en la sesión de más público que cabe en el turno de quien sobra.
• Libre extra: a quien hace un refuerzo se le da ese día libre, por encima de su cupo, si quitar su turno no deja a nadie sin cubrir. Aceptarlo solo quita ese turno: el resto del plan no cambia. No se propone en un día en que ya libra media jornada.

Para mover, bajar gente o cancelar van primero las sesiones con menos público (adultos y niños registrados en las últimas 12 semanas); para reforzar, las de más. Una sesión sin datos de público va detrás.

Las que tocan una sesión la cambian en cuanto las aceptas, aunque todavía no hayas aplicado el plan: el equipo y los huéspedes ya la ven movida, cancelada o con su gente nueva, y a los animadores les llega el aviso de siempre. Vitta te lo recuerda y te pide confirmarlo antes de aplicarlas. Solo propone sesiones de hoy en adelante, sin la participación registrada y que no lleva «Todo el equipo». Para aceptarlas necesitas además el permiso de esa acción (reprogramar sesiones, cancelar sesiones o editar programas); sin él, la solución sale desactivada y te dice por qué. Para deshacer el cambio, hazlo en la sesión como siempre: reprogramarla o descancelarla. Para que una sesión vuelva a pedir la gente de su actividad, corrige o deshaz la cifra de esa actividad en Necesidades.

Si algo cambia desde que planificaste (un libre nuevo, un turno puesto a mano), el plan deja de valer y hay que planificar de nuevo.

Guardar o descartar

Pulsa Aplicar. Antes de guardar, Vitta te dice qué cambia para el equipo, también los turnos que se quitan porque chocan con una regla: al aplicar se borran del cuadrante. Para conservar alguno, quita a esa persona, ese día o esa semana del plan.

• Una semana que aún no tenía turnos queda en borrador: el equipo no la ve (ni en el cuadrante, ni en Mi semana, ni en su PDF o su enlace, ni en la pantalla de inicio) y no recibe avisos. Tú puedes seguir retocándola.
• Una semana que ya tenía turnos o ya se publicó cambia al momento, y cada persona recibe un aviso, como con cualquier cambio.

Con animadores, cambia así:

• En las semanas en borrador, los animadores quedan pendientes hasta que publiques. Mientras, el cuadrante ya cuenta las actividades de cada persona, y sus horas si tu hotel cuenta las de las actividades, como quedarán al publicar: un libre no marca las actividades que el plan pasa a otra persona. El Programa semanal y las sesiones siguen con su gente hasta que publiques.
• En las semanas que el equipo ya ve, se escriben al momento y cada persona que cambia recibe un aviso.
• Un plan con animadores lo aplica quien puede reasignar animadores en las sesiones.

Descartar cierra el plan sin guardar nada.

Si algo cambia entre que planificas y aplicas (otro turno, una ausencia…), Vitta no guarda nada y te pide planificar de nuevo.

Publicar

Una semana en borrador lleva la marca Borrador junto a sus fechas y el botón Publicar. Al publicarla, el equipo la ve y cada persona recibe un único aviso. A quien cambian sus actividades le llega «Ya tienes tus turnos y tus actividades»; al resto, «Ya tienes tus turnos». Justo después de aplicar, Publicar ahora publica de una vez todas las semanas que han quedado en borrador.

Si desde que aplicaste cambió algo (un turno retocado, una ausencia, una sesión movida o retocada, o una celda que excluiste al aplicar), Vitta abre «Los animadores han cambiado» con los cambios y tienes que confirmarlos con Publicar con estos cambios. Publicar una semana con animadores pendientes también requiere poder reasignarlos.

Descartar junto a «Publicar» deja la semana como la ve el equipo: quita sus turnos y los libres que pusiste durante el borrador, devuelve los que quitaste y olvida los animadores pendientes. No avisa a nadie, porque el equipo nunca vio el borrador.

Con una semana en borrador, el ojo junto a la marca Borrador alterna entre el borrador y lo vigente, lo que ve hoy el equipo. Viendo lo vigente no se puede editar. La semana de cada persona, que abres pulsando su nombre, enseña lo mismo que el cuadrante del que vienes, con su propio ojo. Con un plan abierto, el ojo está desactivado hasta que lo apliques o lo descartes.

Desde un programa

Justo después de publicar un programa, su ficha ofrece «Programa publicado. ¿Planificar el equipo?» con el botón Planificar equipo (o Ahora no, que lo oculta). No se ofrece en «Actividades sueltas». Planificar equipo abre Planificar con el periodo del programa: desde la semana en curso, o desde el inicio del programa si es posterior, hasta 12 semanas como mucho. Solo lo ve quien puede gestionar turnos.

Lo que no hace

• No mueve ni quita actividades de los programas: si falta gente, te lo dice.
• No cambia los turnos que ya había, salvo los que chocan con una regla de la persona que nunca se incumple.