Importar un programa desde Excel, PDF o imagen

Importar con IA te permite convertir un documento existente en un programa editable dentro de Vitta.

Archivos admitidos

Puedes importar archivos como:

• Excel
• PDF
• imagen
• otros documentos con la planificación del programa

Qué hace Vitta

Al subir el archivo, Vitta analiza el contenido y propone:

• uno o varios programas
• sus fechas
• las actividades detectadas
• nombres, horarios y otros datos relevantes

Si el documento incluye más de un programa, podrás revisar cuáles quieres conservar antes de terminar.

Si falta un programa

A veces la IA junta en uno solo programas que en el documento van por separado (por ejemplo, el de adultos y el de adolescentes). Puedes corregirlo sin salir del asistente:

1. En el paso Programas detectados, pulsa Añadir programa y escribe su nombre, público y temporada. Toma las fechas del programa detectado; si son otras, cámbialas después en el editor del programa.
2. En el paso Actividades, cada actividad tiene un selector Programa. Elige el nuevo en las que le correspondan: se mueven con todas sus apariciones.

Si quitas un programa añadido, sus actividades vuelven al programa del que venían. Un programa añadido sin actividades se crea vacío.

Cuando hay más de un programa, al terminar el asistente se guardan todos directamente, sin pasar por el editor.

Cómo revisar el resultado

Después de la detección, revisa cada propuesta con calma:

1. Comprueba que el nombre del programa sea correcto.
2. Verifica las fechas de vigencia.
3. Revisa horarios, duración y categorías.
4. Confirma que no falten actividades importantes.
5. Ajusta los datos que no se hayan interpretado bien.

Animadores que el documento nombra de otra forma

Cuando el documento llama a un animador por un apodo o con otra grafía («Lolo», «Dorita», «Rocío P.»), el asistente intenta reconocerlo en tu equipo:

• Si el nombre de pila coincide, o empieza igual, te propone esa ficha.
• Si no, y la IA cree que es una persona de tu equipo, verás «¿Es «Manuel Gómez»?» con un botón Sí, es esta persona. Al pulsarlo se elige fusionar con esa ficha, igual que hacerlo a mano; si no lo pulsas, no se fusiona nada.

La primera vez decides tú; las siguientes, Vitta recuerda tu decisión para ese nombre.

Si dejas sin asignar una localización o un animador

En el asistente, cada localización o animador nuevo se puede crear, fusionar con otro o dejar sin asignar, si no quieres darlo de alta. No se pierde ninguna actividad por ello, y el asistente te dice a cuáles afecta antes de continuar:

• Si dejas sin asignar una localización, sus actividades se importan pendientes de ubicación, como las que llegan sin localización (lo ves en el apartado siguiente).
• Si dejas sin asignar un animador, sus actividades se importan sin él.

Vitta recuerda la decisión: la próxima vez que un documento traiga ese nombre, la opción llega marcada, y puedes cambiarla.

Si el documento no dice dónde va una actividad

En el paso Localizaciones, las actividades que llegan sin localización van en su propio bloque, Actividades sin localización, debajo de las localizaciones nuevas. No tienes que decidirlo en ese momento: si dejas una sin asignar, se importa igual, pendiente de ubicación.

Si ya sabes dónde va, elígelo en el selector de su fila: puedes elegir una localización que ya existe o una nueva de las de arriba. Para dar la misma a varias, márcalas (o usa Seleccionar todas) y elígela en Asignar a las marcadas. Si su sitio todavía no existe, añádelo con Añadir localización manualmente y luego elígelo.

Las pendientes se ubican después en el editor del borrador: pulsa Ubicar en el aviso de arriba y elige la localización de cada actividad. Una elección vale para todas sus repeticiones. Para dar la misma localización a varias actividades, márcalas (o usa Seleccionar todas) y elígela en Asignar a las marcadas. Mientras quede alguna pendiente, el programa se puede guardar como borrador, pero no publicar.

Si el documento no dice quién lleva una actividad

En el paso Animadores, las actividades que llegan sin animador van en su propio bloque, Actividades sin animador, plegado debajo de los animadores nuevos. No tienes que decidirlo en ese momento: si no eliges a nadie, se importan igual, sin animador, y no impide publicar.

Si ya sabes quién la lleva, despliega el bloque y elígelo en el selector de su fila: puedes elegir a alguien de tu equipo o uno de los animadores nuevos de arriba. Se asigna a todos los días de la actividad. Para dar el mismo animador a varias, márcalas (o usa Seleccionar todas) y elígelo en Asignar a las marcadas.

Actividades de todo el equipo

Si el documento dice que una actividad la lleva todo el equipo («Todos», «Todo el equipo», «Equipo»), Vitta la asigna a Todo el equipo. No te propone dar de alta a nadie con ese nombre.

Después de importar: lo que queda por asignar

Si al guardar quedan actividades pendientes de ubicación o sin animador, el editor del borrador lo dice en un único aviso arriba, con un botón para cada cosa:

• Ubicar: elige la localización de las pendientes. Mientras quede alguna, el programa no se puede publicar.
• Guardar borrador y proponer animadores: guarda el borrador y abre Proponer animadores, que propone quién lleva cada actividad y día teniendo en cuenta especialidades, turnos y reglas. Lo revisas antes de aplicarlo. Si el borrador no se puede guardar, sale el error de siempre y no se abre nada. Con el borrador ya guardado, el botón del aviso es Proponer animadores.
• Asignar a mano: elige quién lleva cada actividad sin animador; se asigna a todos sus días. Para dar el mismo animador a varias, márcalas (o usa Seleccionar todas) y elígelo en Asignar a las marcadas. Si una actividad necesita más de un animador, o uno distinto según el día, ajústalo después en su fila.

Las actividades sin animador no impiden publicar. Si no tienes los permisos para proponer, el aviso solo ofrece Asignar animadores, la asignación a mano.

El mismo aviso aparece en el detalle del borrador, con el botón Editar programa. Si el documento tenía varios programas, la ventana que aparece al terminar dice, en cada programa, cuántas actividades se han quedado sin localización o sin animador.

Elementos que merecen más atención

Presta especial atención a:

• tablas con muchos horarios parecidos
• actividades con nombres abreviados
• documentos con varias secciones o temporadas
• textos que mezclan público, turno o ubicación

Antes de guardar

No des por buena la importación sin una revisión manual. El objetivo de la IA es acelerar el trabajo, no sustituir la comprobación final del programa.