Imprimir y compartir programas

Desde el calendario puedes sacar el Programa semanal o el Programa del día fuera de Vitta: en papel, como enlace para quien no tiene cuenta, o como código QR para el hall.

Abrir el diálogo

Con el calendario en Semana o en Día, pulsa Imprimir y compartir.

El diálogo está pensado para revisar antes de actuar: eliges para quién es, ajustas lo que quieras y pulsas Ver cómo queda, el botón principal del pie, para ver el programa tal como se imprimirá. Debajo están Compartir enlace, Descargar PDF y Enviar por correo.

¿Para quién es?

Lo primero que preguntas es para quién es el programa:

• Huéspedes: sin tareas internas, sin nombres de animadores y sin sesiones canceladas. Es el que se da al huésped o se cuelga en el hall.
• Equipo: con las tres cosas. Sirve para recepción o dirección.

Elegir uno pone las opciones de abajo a sus valores habituales para ese público. Vitta recuerda tu última elección en este navegador; la primera vez que lo abres, empieza en Huéspedes.

Ajustes

Debajo del público, bajo el título Ajustes, están siempre a la vista las opciones que cambian lo que sale en el programa:

• Formato (solo en semana): columnas por día, franjas por día o rejilla horaria. Las tres caben siempre en una hoja apaisada; si la semana viene muy cargada, el texto sale más pequeño.
• Orientación (solo en día, y solo para Equipo): vertical, con la mañana, la tarde y la noche una debajo de otra y sus actividades en dos columnas, u horizontal, en tres columnas por franja. Para huéspedes, el día sale como cartel vertical con letra grande.
• Programas: por defecto salen todos los que tienen actividades en el periodo. Puedes marcar solo uno, por ejemplo el infantil, para dar al huésped únicamente ese cartel. La casilla Incluir actividades extra decide si entran las actividades sueltas creadas a mano, que no pertenecen a ningún programa.
• Sesiones canceladas: siempre visible, apagada de fábrica. Las cancelaciones automáticas del sistema no salen nunca, solo las que alguien canceló a mano.
• Tareas internas y nombres de animadores: solo aparecen si has elegido Equipo. Con Huéspedes ni se enseñan, para que un programa de huéspedes no pueda acabar enseñando datos del equipo por descuido.

En la versión para huéspedes, si varios programas contienen una actividad que se ve exactamente igual (misma jornada, horario, duración, nombre, ubicación, categoría, color y estado), Vitta la muestra una sola vez. Los programas del equipo conservan todas las sesiones por separado.

Los ajustes se recuerdan en tu navegador para la próxima vez.

Ver cómo queda

El botón Ver cómo queda abre una pestaña nueva con el Programa semanal o el Programa del día maquetado en una sola hoja, tal como se imprimirá. Sirve para revisarlo antes de hacer nada más, y desde esa pestaña puedes imprimirlo con su botón Imprimir.

Esa pestaña funciona durante al menos 24 horas, aunque la semana sea pasada. Después deja de abrirse: vuelve al calendario y pulsa otra vez.

El día para huéspedes, en cartel

Si eliges Huéspedes con el calendario en vista Día, el programa del día sale como un cartel vertical pensado para colgar en el hall o repartir: el nombre del hotel y el día en grande, las actividades agrupadas por mañana, tarde y noche, y una fila por hora con una tarjeta del color de cada categoría (hasta tres por línea). La letra se agranda para aprovechar la hoja y se lee a un metro. El cartel sale siempre en una sola hoja: si el día viene muy cargado, la letra encoge lo justo para que quepa todo. Nunca enseña nombres del equipo ni tareas internas, y sale igual en la vista de Ver cómo queda, en el enlace o el QR y en el PDF.

Crear un enlace para compartir

El botón Compartir enlace te lleva, dentro del mismo diálogo, a elegir la ventana del enlace:

• Se actualiza cada semana (o cada día): el enlace no caduca y enseña siempre la semana o el día en curso. El día cambia a las 06:00 del hotel, no a medianoche, para que la fiesta de la noche siga en pantalla mientras dura.
• Caduca al terminar la semana (o el día): el enlace enseña solo el periodo elegido y deja de funcionar cuando termina su última sesión.

Cuando el enlace está creado aparece su dirección con un botón para copiarla. Si el enlace no muestra tareas internas ni nombres, es un enlace público y puedes descargar su QR en PNG o en PDF para imprimirlo y colgarlo.

El botón Volver, arriba, te devuelve a las opciones tal como las dejaste.

Interno o público

Las versiones para el equipo llevan en el pie un sello USO INTERNO, para que no se confundan con las de los huéspedes.

• Público: sin tareas internas y sin nombres. Es el que se da al huésped o se cuelga en el hall.
• Interno: en cuanto enciendes tareas internas o nombres de animadores, algo que solo puedes hacer con Equipo. Sirve para recepción o dirección, pero cualquiera que tenga la dirección la ve sin entrar en Vitta, así que no lleva QR y conviene revocarlo cuando deje de hacer falta.

Un enlace interno que se actualiza cada semana no caduca nunca. Vitta te lo avisa al crearlo.

Gestionar los enlaces

El chip Enlaces (N) del calendario lleva a la lista de enlaces activos. De cada uno ves si es público o interno, qué periodo enseña, qué programas incluye, quién lo creó y cuándo se usó por última vez. Desde ahí puedes copiarlo, abrirlo, ver su QR y revocarlo.

Revocar es inmediato y no se puede deshacer: quien tenga la dirección deja de ver el programa al momento. Si te hace falta otra vez, crea un enlace nuevo.

El interruptor Mostrar caducados y revocados añade a la lista los que ya no funcionan, para repasar el historial.

Lo que conviene saber

• El programa se actualiza solo, con como mucho un minuto de retraso respecto a lo que ves en Vitta.
• Si los programas que elegiste terminan, el enlace sigue funcionando pero enseña un programa vacío. La lista de enlaces te lo avisa para que lo revoques.
• Los nombres salen como “Carlos R.”, sin apellido completo.

En el móvil

Quien abre el enlace o el código QR desde el teléfono ve una pantalla pensada para la pantalla pequeña, no la hoja A4 encogida.

Arriba aparece el nombre del hotel, “Programa” en grande y el periodo. Si el enlace enseña una semana, debajo hay una pestaña por día: empieza en el día de hoy si cae dentro de la semana, o en el primer día con actividades si no. Debajo de las pestañas salen las actividades del día en tarjetas grandes, una por línea, con el color de su categoría, agrupadas en mañana, tarde y noche y ordenadas por hora.

Un enlace de equipo enseña además los animadores de cada actividad y las tareas internas; un enlace de huéspedes no enseña ninguna de las dos cosas.

Desde el teléfono no se ofrece el botón Imprimir: quien necesite la hoja para imprimir puede abrir el mismo enlace desde un ordenador, donde sigue saliendo la hoja A4 de siempre. Al pedir la impresión desde el propio teléfono (por ejemplo, para guardarla como PDF) también sale esa hoja A4, no la vista de móvil.

Descargar el programa en PDF

Si tu rol lo permite, el mismo diálogo ofrece dos acciones más, también en la misma rejilla:

• Descargar PDF: genera el programa con las opciones que tengas puestas y te lo descarga. Tarda unos segundos porque se genera en el servidor.
• Enviar por correo: lo manda como adjunto a quien indiques, hasta diez direcciones. Puedes añadir un asunto y un mensaje.

Igual que “Compartir enlace”, estas dos acciones son pasos dentro del mismo diálogo, con su propio Volver: nunca se abre una ventana o un diálogo aparte.

El PDF sale con la misma maqueta que ves en Ver cómo queda, en A4: apaisada en la semana y, en el día, vertical u horizontal según lo que elijas para el equipo. El día para huéspedes sale siempre como cartel vertical.

Si la semana está muy cargada, el PDF reduce el texto para que quepa en una sola hoja, pero nunca por debajo de un tamaño que se pueda leer en papel; si sobra sitio, hace lo contrario y agranda la letra hasta el tamaño normal de esa maqueta. Si ni encogiendo cabe, sale una hoja por día, cada una en horizontal con la mañana, la tarde y la noche; y si un día no cabe en su hoja, sigue en la siguiente. Nunca se recorta nada. La vista de Ver cómo queda, en cambio, siempre cabe en una sola hoja, aunque el texto salga pequeño. Al pulsar Ver cómo queda, crear un enlace o pedir el PDF, Vitta te avisa cuando la semana viene así de cargada, y si el PDF acaba saliendo en varias hojas, te lo dice al terminar.

Los nombres de los animadores y las tareas internas solo salen si tienes esos interruptores encendidos. Las sesiones canceladas a mano aparecen tachadas si enciendes el interruptor correspondiente; las que canceló el sistema al cambiar un programa no salen nunca.

Volver a descargar el mismo programa sin que haya cambiado nada reutiliza el PDF ya generado y es instantáneo. En cuanto cambie algo (una actividad, un animador, una cancelación), se genera de nuevo.

Descargar el programa como imagen

Además del PDF, el mismo paso del diálogo ofrece Imagen para pantallas: una foto en alta resolución (calidad 4K) del mismo programa, pensada para verse en una pantalla en vez de imprimirse en papel, por ejemplo la televisión del hall o una tableta.

Es la misma maqueta que el PDF, solo que como imagen: la semana sale en formato apaisado y el día para huéspedes, en cartel vertical. Si el programa ocupa varias hojas (por ejemplo una semana muy cargada partida por días, o un día del equipo que sigue en otra hoja), Vitta descarga un archivo comprimido (ZIP) con una imagen por hoja; sirven también como pase de diapositivas, mostrando cada una unos segundos.

No hay una versión pensada para pantallas panorámicas de televisión (16:9): la semana se ve con bandas a los lados y el cartel del día encaja bien en pantallas verticales.