Asignar animadores a actividades y sesiones

Las actividades pueden llevar un equipo predeterminado para cada día de la semana. Ese equipo sirve como base para crear las sesiones y ahorra mucho trabajo cuando repites la misma programación.

Asignar equipo en una actividad

1. Abre el programa y entra en la actividad que quieras editar.
2. Elige el día de la semana.
3. Selecciona los animadores que deben quedar asignados por defecto.
4. Guarda la actividad.

Cada día puede tener una combinación distinta de animadores. Si una actividad se repite varias veces a la semana, puedes ajustar cada día por separado.

«Todo el equipo»

Hay actividades que hace todo el equipo de animación a la vez: un espectáculo, la fiesta de bienvenida, una reunión. Para esas, elige Todo el equipo en el selector de animadores: es la primera opción. También puedes escribir «Todos» y pulsar Añadir.

«Todo el equipo» no es una persona. No aparece en Equipo ni ocupa plaza del plan, y Turnos no le pone turnos ni libres. Una sesión que lo lleva cuenta como cubierta: no sale como «sin animador». Puedes añadir además a una persona concreta el mismo día.

Quién la hace. Una sesión de «Todo el equipo» la hace quien está ese día:

• si hay turnos en el hotel ese día, quien tiene un turno a esa hora (también el de noche del día anterior, para la madrugada);
• si ese día no hay turnos, todo el equipo de animación.

En los dos casos queda fuera quien libra o está ausente a esa hora, y también quien tiene asignada otra actividad que coincide con ella, aunque sea en parte: la actividad concreta gana. Otra sesión de «Todo el equipo» a la vez no cuenta como otra actividad, y quien está asignado a mano a la sesión la hace siempre. A cada persona le cuenta la sesión entera: en su semana, en sus horas, en Tiempo del equipo y en las valoraciones.

Qué pasa con las sesiones futuras

Cuando cambias el equipo de una actividad, las sesiones futuras se actualizan para reflejar esa nueva base. Así no tienes que corregir una por una las sesiones que todavía no han ocurrido.

Proponer animador

Si una sesión del Programa semanal no tiene a nadie, al pulsarla sale Proponer animador el primero. Vitta busca a la mejor persona para esa sesión: quien tiene un turno que la cubre (si ese día hay turnos), no libra, no está ausente, no tiene otra actividad a esa hora y no pasa de su tope, con preferencia por quien es especialista en esa actividad. Si la sesión pide varias personas, propone las que hagan falta.

• Asignar las pone en la sesión, como un cambio a mano, y cada persona recibe su aviso.
• Elegir a otra persona abre «Reasignar animadores».
• Si nadie puede, lo dice.

No sale en las sesiones de «Actividades sueltas», en las que ya empezaron ni en las que tienen a alguien. En «Reasignar animadores», quien libra o está ausente esa hora sale al final de la lista con su aviso.

Cambiar una sesión concreta

Si una sesión necesita un equipo distinto al de la actividad, puedes editar solo esa sesión sin tocar el resto.

1. Abre la sesión concreta.
2. Cambia los animadores asignados.
3. Guarda el cambio.

Ese ajuste afecta únicamente a esa sesión.

Si alguien libra ese día

Al elegir animadores para una sesión, junto a cada nombre puede aparecer «Libra ese día» o «Ausente ese día», según lo anotado en el módulo de Turnos. Es un aviso, no un bloqueo: puedes asignar igualmente a esa persona si hace falta. En el editor de programas, el mismo aviso aparece como un icono de calendario tachado junto al nombre, con el detalle al pasar el ratón por encima («Libra 3 de 12 lunes»).

Al elegir quién lleva una actividad, Vitta no ofrece a quien no tiene contrato ese día. Si alguien llega a una sesión sin contrato, por ejemplo desde la plantilla del programa, la sesión muestra el aviso Sin contrato ese día para que la reasignes. En el editor del programa, el aviso dice en cuántos de esos días no tiene contrato.

Cuándo usar cada opción

• Usa la actividad para definir la planificación habitual.
• Usa la sesión para hacer excepciones puntuales.